現在の職場を辞める前に、業務の引き継ぎを行う必要があります。 しかし、引き継ぎに不完全な部分があると、後任の社員から困惑や不満が出て、せっかくの円満退社も台無しです。 引き継ぎをスマートに行うためには、どんなポイントがあるのでしょうか。 ここでは引き継ぎに大切なポイントをご紹介します。

引き継ぎのスケジュール計画を立てる

転職先と退職日が決定すれば、業務の引き継ぎを行います。

引き継ぎは1日、2日でできるものではなく、1ヶ月から2ヶ月はかかってしまうものです。

スマートに引き継ぎを行うためにも、スケジュール計画はしっかり立てて行きましょう。スケジュールを立てれば引き継ぎでも慌てることなく、心にも余裕ができるので伝え忘れも防げます。

スケジュールは退職日から逆算して段取りを決めましょう。

業務のことを振り変えつつ、誰にどんな業務を引き継ぎ、業務の項目を整理しておくと計画しやすくなります。

引き継ぎでは書面と打ち合わせが大切

自分の伝えたいことは口で相手に伝えた方が早いと考える方も多いでしょう。

しかし、口だけでの伝え方は、相手も大切な部分を見落とす危険性があります。引き継ぎでは後任者との打ち合わせだけではなく、書面でまとめておくことも相手の混乱を避けることにつながります。

1.今までの作業方法を振り返る

業務のやり方には人それぞれのやり方があり、それが自分と後任者で一致するとはいきません。

自分の作業方法をベースに伝えてしまうと、後任者が理解できない場合もでてきます。

自分のやり方を理解してもらうためにも、今までの作業方法を振り返り、ポイントを箇条書きでもいいので書面として整理しておくと良いでしょう。

打ち合わせで伝える時もポイントが整理された状態なら説明しやすく、相手も分からない部分がどこなのか把握した上で、作業の確認ができるので退社後の混乱を防ぐことが可能です。

2.業務の優先順位も簡単に書く

業務でどのことが優先であるか整理しておくと、全体像を伝えやすくなるメリットがあります。

業務によって必要なエネルギーも異なるため、どの業務が重要な部分で、どの業務が軽いのか後任者も具体的にみることができるでしょう。

全体像を掴むことができればいいので、書くことはおおまかな内容で構いません。

3.後任者との関係は良好に

引き継ぎをスマートに進める上では、伝え方も大切なポイントです。

手順だけを伝えるだけではうまく伝えきれません。

また、後任者がしっかり聞いてくれるかどうかは、相手との関係性も重要です。

後任者との良い関係が築かれていれば、相手は真剣に聞いてくれますし、疑問点もすぐに聞いてくるでしょう。

後任者と今まで深い関わりがなかった、もしくは後輩である場合は、打ち合わせを重ねて関係を良好にすることを心がけましょう。相手が質問しづらい状況にならないためにも、壁をつくらないようにし、口下手の人でも誠実に伝えることを意識すると相手にもしっかり伝わります。

資料をつくって後任者を安心させる

箇条書きのような簡単な書面も大切ですが、重要なことはしっかりマニュアルを作れると後任者も安心して引き継ぐことができます。

1.共有事項をマニュアル化

後任者は自分の業務に加えて、退職者の業務も増えてしまいます。

その情報量は膨大なものなので、いくら理解してもうっかりミスをしてしまうこともあるでしょう。

後任者の不安を少しでも払うために、重要な内容や共有事項はマニュアルとして集約しておくのがおすすめです。

詳しく内容を書いておけば、後任者も分からない時にその資料を呼んで対応することができ、退社後もスムーズに業務が行えます。
特に複雑な工程の業務は細かく資料にしておくと良いでしょう。

2.過去の資料も共有

業務では過去のデータを確認する機会もあります。

データの保管場所は大方決まっているでしょうが、膨大な量だと探すのも一苦労です。

その手間を省くためにも、過去のデータがどこにあるのか記載された資料を作っておくのも良いでしょう。後任者がどこに資料があるか分かり、安心して業務を進められます。

データや資料がごちゃごちゃしているとマニュアル化しづらいので、退社前に整理しておくことも大切です。

引き継ぎの報告と後任者のフォローも大切

1.上司に引き継ぎ状況を報告

業務は個人だけではなく、一緒に働く社員や上司との関係性も大切です。

退職者の業務が誰に引き継がれたか上司が把握できていないと、重要な情報の伝え忘れなどもあり得るでしょう。そのような事態を避けるためにも、誰に何を引き継いだか報告することも大切です。

できれば、引き継ぎを行う前に一度上司に相談するのが良いでしょう。業務全体を把握する上司とポジションを決めて置くことで、無駄なく後任者を決定できます。

もちろん、事前に話していても引き継ぎが正確に行われたことを知らせる意味で報告するようにしましょう。

2.業務のフォローも欠かさないように

いくら資料を作って、詳しく説明をしても後任者も慣れていない業務に戸惑いがあります。

突然仕事量が増えれば、今までの作業スケジュールも変更しなくてはなり、負担も大きくのしかかるでしょう。

その負担を軽くしつつ、退社後に自走してもらえるためにも後任者のフォローに徹底することも大切です。

自走するまでアドバイスできるように「困ったら連絡して」と伝えることや、自分以外に業務内容に詳しい人の連絡先などをリストアップしておくのも良いでしょう。アドバイス先があることを知ることで、後任者も安心感があります。

引き継ぎは相手の立場になりつつ、スケジュールを組んで行うことがポイントです。

ただ手順を伝えただけでは完璧に伝わらないので書類を作り、引き継ぎ後のフォローも考えておくようにするなど工夫が必要になります。引き継ぎも完璧に行うことができれば、理想的な円満退職となるでしょう。